가까이 하기엔 너무 먼 당신!

가까이 하기엔 너무 먼 당신!!

 

누군가 나에게 직장생활을 하면서 가장 어려운 것이 무엇이냐고 묻는다면, 나는 한 치의 망설임 없이 결재라고 이야기 할 것이다. 결재란 결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인하는 것이라 네이버가 알려 준다. 그러나 나는 안건을 제출하여 검토 받고 허가받고 승인 받는 것이라 이야기 하겠다. 결재의 어려움은 결재 받기 위한 준비과정에서 온다.

 

결재를 받아야 하는 모든 문서들을 가까이 하기에 너무 먼 공장장님은 절대로 그냥 넘어가는 일이 없으셨다. ‘언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜’ 육하원칙까지는 아니더라도 사하(四何)에서 삼하(三何)까지는 알고 있어야 했다. 필요하면 관련 문서, 자료를 첨부해야 한다. 물론 이것도 잘 준비했다면 통과이지만, 보통은 머릿속에 물음표를 떠올리게 된다. “언제였지? 누구였지? 뭐였지? 필요한 내용은 첨부한 것 같은데?” 어쩌면 그렇게 준비하지 않은 내용들만 골라서 질문하시는지 알 수 가 없었다. 그러던 중 최근 승진하신 독서가 한 분이‘7가지 보고의 원칙’이란 책을 추천해 주셨고, 도움 받은 1인으로써 나와 같은 어려움을 느끼는 사람들에게 제한된 지면을 핑계로 짧게 소개하고자 한다. 사례가 포함되어 있어 평소 책을 즐겨보지 않는 사람들도 편하고 재미있게 읽을 수 있다.

그 첫 번째! 고객지향 원칙!결국 결재하는 것은 상관이다. 그렇다면 가장 먼저 상관이 원하는 것을 파악해야 하고 그것이 윤리에서 벗어 나지 않는 한 따라야 한다. 줄 간격, 글씨크기, 결재방 위치 등등부터 내가 필요하다 생각하고, 상관이 요구할 수도 있는 첨부서류까지 예상하여 준비하면 된다. “공문 한 장 올리는데도 그렇게 할 필요가 있을까요?” 그렇다! 설령 그것이 본인의 담당이 아니더라도 최소한 발송처와 해당 담당자, 관련내용 정도는 파악해야 한다. 물론 이렇게 했다고 해도 완벽할 수는 없다. 앞서 이야기한 모든 준비가 완료된 다음 ‘욕’ 먹을 각오를 해야 한다. 사람의 취향은 제 각각이어서 원하는 것 보고 싶은 것이 다르다 이 부분은 욕 좀 먹으면서 알아가다 보면 자연스럽게 습득 된다.

(본인의 파악 능력에 따라 그 기간이 단축 될 수 있다.)

즉, 고객이 짜다면 짠 것이다!!

두 번째! 구조적 사고의 원칙! 이것은 누구나 알고 있고 조심하고 있다. 맞춤법 틀리고, 했던 이야기 또 하고, 도대체 무슨 이야기를 하고 있는지 알 수 없는 글을 끝까지 견디며 읽을 수 있는 사람은 드물다.

세 번째!두괄식 표현의 원칙! 상관은 수 많은 결정을 내려야 하기 때문에 항상 바쁘다. 그러한 순간에 여러 장의 보고서를 받게 된다면 엄청난 스트레스에 노출될 수 있다. 이럴 때 부하의 입장에서 조금만 배려하여 요점을 먼저 표현한다면 결재 받기가 한결 수월해 질 것이다.

 

네 번째! 미래지향성의 원칙! 과다섯 번째! 건의형의 원칙!은 핵심이라 할 수 있다. 결재를 올릴 때 그 결정에 따르는 효과 또는 문제가 나와 있고 그에 대한 합리적인 의견이 제시되어 있다면 어떨까? 항상 옳을 수는 없겠지만 개인의 직무평가에도 좋은 영향을 끼치게 되고 결재를 받는 것이 상관으로 부터의 일방통행이 아닌, 양방향 소통이 될 것이다.

여섯 번째! 적극성의 원칙!

결재는 회사의 원활한 흐름을 위해서 올리는 것이다. 상관이 결재를 하지 않는다고 해서 나도 모른척 할 수는 없는 것이다. 하지 않으면 원하는 것을 준비하고, 자리에 없으면 쫓아가는 적극성이 필요하다.

일곱 번째! 조심성의 원칙!

모든 일에 적극적이고 열심히인 사람을 싫어하는 사람은 없다. 다만, 무모한 적극성의 위험성을 지적하는 조심성의 원칙을 염두 하여야 한다. 상관에게도 상관이 있고 상관의 상관의 상관이 있다. 결재는 칸을 채워가면서 라인이 연결되었을 때 완성된다. 적극성이 지나쳐 행여라도 어느 하나를 건너뛰게 된다면 그것은 상관을 두 번 죽이는 일이 될 것이다. 나는 아직까지도 결재 받는 것이 어렵다. 소심한 성격 탓도 있겠지만 세상이 생각처럼 되는 것은 아니니까 반복해서 읽고 몸으로 익혀야 하겠다. 아… 고등학교 이후로 사유서, 진술서는 써봤어도 이러한 작문을 해본 것이 언제였던가… 한글을 쓰면서 살아왔지만 어휘력이 굉장히 부족하다는 것을 새삼 느끼게 되었다.

자, 오늘 하루도 열심히 일합시다.

오늘 걷지 않으면 내일은 뛰게 됩니다.